عقد في مقر اليونسكو صباح يوم الأربعاء 5 مارس 2014، اجتماع تشاوري نظمه قطاع التخطيط الاستراتيجي في اليونسكو لتبادل الآراء مع الوفود الدائمة للدول الأعضاء بشأن كيفية تقديم النتائج المتحققة والشكل المستقبلي للوثيقة م ت/4 (EX/4) (تقرير المديرة العامة حول تنفيذ البرنامج المعتمد من قبل المؤتمر العام). وقد ترأس الاجتماع مساعد المديرة العامة للتخطيط الاستراتيجي السيد هانز دورفيل.

وبدأ السيد دورفيل بتقديم عرض عن خلفية الموضوع، فذكّر أن المجلس التنفيذي في دورته 192 قد دعا المديرة العامة لأن تقترح على الدورة 194 صيغة جديدة للوثيقة م ت/4 منسجمة مع النهج الميزني المبني على النتائج (RBB)، ومبنية على النقاشات التي دارت في كل من الدورة 192 للمجلس، واجتماعات فريق العمل التحضيري، والدورة 37 للمؤتمر العام.

وقدم السيد دورفيل عرضاً عن الصيغة الجديدة المقترحة للوثيقة م ت/4 والتي تهدف الى الاستفادة من الممارسات الحسنة والتحسينات التي تم إدخالها على تقديم النتائج مع الأخذ بعين الاعتبار التحديات الأخرى.

وذكر مساعد المديرة العامة بخلاصة الاستنتاجات ومبادئ الاعداد الجيد للتقارير التي وضعها كل من قطاع التخطيط الاستراتيجي وخدمة الرقابة الداخلية، بمساعدة مستشارين خارجيين، في التقرير الذي أعدوه حول التقييم المبني على النتائج، وبالعملية الاستشارية التي تمت مع الدول الأعضاء.

وبيّن السيد دورفيل في تقديمه أن هذه العملية قد نتج عنها تشخيص لمبادئ الاعداد الجيد للتقارير، والتي يمكن تلخيصها بما يلي:

ـ تمييز واضح بين إعداد التقارير حول الأنشطة والمخرجات وإعداد التقارير حول النتائج؛

ـ تغيير وتيرة إعداد التقارير خلال فترة الدورة الجديدة رباعية السنوات بما يسمح بتقديم تحليلات وإعداد تقارير أكثر دقة وفعالية سواء من حيث الوقت أو الكلفة؛

ـ إعادة تقويم معلومات التقييم والبيان الذاتي التي تغذي عملية إعداد التقارير حول النتائج؛

ـ إن عملية اعداد التقارير حول النتائج يجب أن تكون مبنية على مشاورات جادة مع كل المعنيين، وأن تسمح بها، وذلك لأجل الوصول الى حوكمة محسنة وعملية اتخاذ القرار للهيئات الادارية مبنية على المعرفة والاطلاع.

وبيّن السيد دورفيل الخطوط الأساسية للصيغة الجديدة المقترحة للجزئين الأول والثاني من التقرير وهي على النحو التالي:

الجزء الأول:

1ـ تعد في كل عام، للدورة الربيعية للمجلس التنفيذي، تقارير استراتيجية سنوية حول تنفيذ البرنامج، تقدم تحليلاً استراتيجياً كلياً عن تنفيذ الأنشطة والنتائج المحققة، بما في ذلك مؤشرات عن مدى سير البرنامج حسب الخط المرسوم، والتحديات التي يواجهها، ومقترحات للإجراءات التصحيحية. ومن المفترض أن يحل هذا التقرير محل التقرير م ت/4 الجزء الأول (ألف) الحالي.

2ـ يعد لكل دورة خريفية للمجلس تسبق المؤتمر العام، تقرير مختصر مؤقت يتضمن تحليلاً استراتيجياً مختصراً حول تنفيذ الأنشطة، يغطي الأشهر الثمانية عشر (18) الأولى من فترة العامين. ومن المفترض أن يحل هذا التقرير محل « الملخص التنفيذي » للتقرير م ت/4 الجزء الأول (ألف) الحالي. وفي حال عدم صدور هذا التقرير المختصر المؤقت، يتوجب الانتظار لحين صدور التقرير السنوي في الخريف الذي يليه للحصول على تقييم لنتائج التنفيذ.

3ـ  سيتم الاستمرار بتقديم المعلومات كل ستة أشهر على الانترنت في نظام (SISTER)، حول تنفيذ البرنامج على أساس البيان الذاتي من قبل خبراء البرنامج وبمصادقة من الاداريين المعنيين. وبهذا سيتم الاستمرار بتقديم الوثيقة م ت/4 الجزء الأول (باء) المعمول بها حالياً.

الجزء الثاني:

4ـ نظراً لاعتماد دورة برامجية من أربع سنوات، سيتم تقديم تقرير مؤقت حول أداء وتقدم البرنامج نحو تحقيق النتائج المحددة في الوثيقة م/5 (مشروعات القرارات/ مشروع البرنامج والميزانية)، والذي من شأنه أن يمهد الطريق لتقرير نهاية مرحلة الأربع سنوات في ربيع السنة التي تلي. وينشر هذا التقرير المؤقت في الدورة الخريفية للمجلس في السنة الأخيرة من فترة الأربع سنوات قبل المؤتمر العام، ويقدم تقييماً استراتيجياً عالي المستوى لمدى تحقق النتائج المتوقعة.

5ـ تقرير نهاية مرحلة الأربع سنوات الذي يصدر في دورة المجلس الخريفية في السنة الأولى من مرحلة الأربع سنوات التي تليها. ويقدم هذا التقرير بيانات كاملة للنتائج المتحققة خلال السنوات الأربع للمرحلة الرباعية الماضية، وهو يحل محل الوثيقة م/3 الحالية (تقرير المديرة العامة عن أنشطة المنظمة).

وأوضح السيد دورفيل أن الصيغة الجديدة للتقارير ستكون بالتالي من نوعين:

أـ تقارير حول نتائج تنفيذ البرنامج وهي:

• التقرير السنوي الاستراتيجي حول تنفيذ البرنامج (مرة في السنة)؛
• التقرير الرباعي حول النتائج المحققة (مرة كل أربع سنوات)؛

ب ـ الجداول الادارية (التقرير م ت/4 الجزء الثاني حالياً)، وهي:

• مرة كل ستة أشهر: المعلومات المالية، وهي مرتبطة ببيانات النهج الميزني المبني على النتائج (RBB) في الوثيقة م/5؛
• مرة كل سنة: تقارير مالية حول المصاريف ضمن كل نتيجة، مقسمة حسب البرنامج ودعم البرنامج والادارة؛
• مرة كل أربع سنوات: تقارير مالية حول مصاريف البرنامج العادي لكل نتيجة، مقسمة حسب البرنامج ودعم البرنامج والادارة، وحول المصاريف في الموارد خارج الميزانية.

وأعطى مساعد المديرة العامة للتخطيط الاستراتيجي، جدولاً زمنياً للتقارير المالية وللتقارير الخاصة بالنتائج، وفق الصيغة المقترحة من قبل قطاعه في حال تم تبنيها، وكما يلي:

المرحلة 2014ـ2015:

ـ ربيع 2014: تقرير حول مرحلة السنتين التي مضت؛

ـ خريف 2014:

• نظام (SISTER) على الانترنت؛
• تقرير حول المعلومات المالية؛

ـ ربيع 2015: التقرير السنوي الأول حول التنفيذ (يغطي سنة 2014)؛

ـ خريف 2015:

• تقرير مؤقت مختصر حول تنفيذ البرنامج (يغطي 18 شهراً)
• نظام  (SISTER) على الانترنت؛
• تقرير عن المعلومات المالية؛

ـ (الدورة 38 للمؤتمر العام)

المرحلة 2016ـ2017:

ـ ربيع 2016: التقرير السنوي الثاني حول تنفيذ البرنامج (يغطي سنتي 2014 و2015).

ـ خريف 2016:

• تقرير مؤقت مختصر حول تنفيذ البرنامج؛
• نظام (SISTER) على الانترنت؛
• تقرير حول المعلومات المالية؛

ـ ربيع 2017: التقرير السنوي الثالث حول تنفيذ البرنامج (يغطي سنة 2016)

ـ خريف 2017:

• التقرير المؤقت حول النتائج الذي يمهد لتقرير نهاية فترة الأربع سنوات (يغطي 3 سنوات ونصف من التنفيذ)؛
• مراجعة وتقييم البرنامج؛
• تقرير عن المعلومات المالية؛

ـ (الدورة 39 للمؤتمر العام)

ـ ربيع 2018: تقرير نهاية مرحلة الأربع سنوات (يغطي 4 سنوات)

وقد تناولت بعض الدول الأعضاء الكلمة للتعليق على مقترحات الأمانة بشأن التقرير. وعبرت بعضها عن ارتياحها لها واعتبرت أنها تلبي المتطلبات الميزنية والنظامية. ولكن أشارت بعض الدول الى أنها كانت تتوقع أن يتم التحاور والتشاور بين الدول الأعضاء والأمانة حول الصيغة الجديدة للتقرير م ت/4 التي ستعرض للنقاش في الدورة القادمة للمجلس التنفيذي، إلاّ أن الأمانة قدمت مقترحاً جاهزاً في هذا الاجتماع. وعبرت هذه الدول عن تفضيلها لتسلم مقترحات من هذا النوع في وقت مسبق في المستقبل لتتمكن من تسجيل ملاحظاتها بشأنها.

بينما اعتبرت الأمانة أن هذا الاجتماع لم يكن بهدف التشاور الرسمي بل لتبادل الآراء بهدف إيجاد طريق واضح للتقدم في مجال التقارير الخاصة بالنتائج المحققة. كما أقرت الأمانة بطول فترة الأربع سنوات للتقرير الخاص بالنتائج، ولكنها اعتبرت أن اقتراح التقارير الرباعية منسجم مع تغيير دورة البرنامج والميزانية من سنتين الى أربع سنوات، واعتبرت أن بالإمكان مناقشة أي تعديلات في الدورة القادمة للمجلس التنفيذي، حيث ستعرض المقترحات التي قدمتها الأمانة حول صيغة الوثيقة م ت/4 للنقاش ولاتخاذ القرارات بشأنها.

المصدر: مندوبية ليبيا لدى اليونسكو