1 -    عقدت اللجنة الخاصة التابعة للمجلس التنفيذي اجتماعين في 5 أكتوبر 2012 برئاسة سعادة السيد أغرون بودياكو (جمهورية مقدونيا اليوغوسلافية السابقة). وطبقاً لأحكام الفقرة 2 من المادة 16 من النظام الداخلي للمجلس التنفيذي، انتخبت اللجنة السيد عليشير إكراموف (أوزبكستان) رئيساً مؤقتاً لها.

2 -    ودرست اللجنة البند التالي من جدول الأعمال:

البند      العنوان

 5        تقرير المديرة العامة عن متابعة تنفيذ القرارات التي اعتمدها المجلس التنفيذي والمؤتمر العام في دوراتهما السابقة

           الجزء الثالث (دال) – تكاليف تشغيل إدارة الهيئتين الرئاسيتين (190م ت/5 الجزء الثالث (دال))

3 -    وأنجزت اللجنة الخاصة ما يتعلق من أعمالها بهذا البند الفرعي خلال الاجتماعين اللذين عُقدا يوم الجمعة 5 أكتوبر 2012. وأعرب أعضاء اللجنة عن تقديرهم للجهود التي بذلتها الأمانة لخفض التكاليف وللوفورات التي تم تحقيقها. ولدى النظر في البند الفرعي المذكور من البند 5، أبدت اللجنة الخاصة الملاحظات التالية:

• أولاً، لوحظ أن الأعضاء لم يكونوا راضين تماماً عن حجم الوثيقة الذي أتيح لهم في هذه الدورة وهو صفحة واحدة. فقد ورد في نصوص الدورة التاسعة والثمانين بعد المائة أن الدول الأعضاء قد طلبت مقترحات مفصلة بشأن التدابير المقبلة الخاصة بتحقيق الوفورات في التكاليف وطلبت أرقاماً دقيقة عما تم تحقيقه من وفورات، مثلاً فيما يخص الأسفار والمدفوعات المتعلقة ببدل الإقامة اليومي وفقاً لما ورد في القرار 189م ت/14 (ثالثاً). وأشارت الأمانة إلى أنه لا يمكن اتخاذ تدابير أخرى من دون إجراء مزيد من التغييرات الكبيرة في أساليب العمل.
• وثانياً، أشارت اللجنة إلى أن المناقشات يمكن أن تستفيد من تداول المعلومات التي تقدمها الأمانة قبل بداية الدورة بوقت كاف، إلى جانب قائمة للروابط الإلكترونية التي تتيح الوصول إلى مواقع الوثائق المعنية؛
• وثالثاً، رأت اللجنة أنه قد تم بلوغ الحد الأقصى الممكن في تحقيق الوفورات وتقليص التكاليف خلال عمليات خفض الميزانيات. وأوصت بأن يجري التصدي لعملية تحقيق الوفورات في التكاليف بطريقة شاملة، أي أن يجري تحليل تأثير التدابير الخاصة بتحقيق الوفورات في التكاليف على صعيد المنظمة بأكملها، وأن يجري ترشيد وتحسين الجوانب الوظيفية في الهيئتين الرئاسيتين في إطار إصلاح المنظمة. وتم التذكير بأن مهام اللجنة الخاصة لا تقتصر على تقليص التكاليف وإنما تتمثل بالأحرى في تحسين أساليب عمل الهيئتين الرئاسيتين.

4 -  وبناء على هذه الملاحظات، تمت التوصية بأربعة نهوج ترمي إلى تحسين عمل الهيئتين الرئاسيتين، وهي التالية:

• ضمان مزيد من الجودة في الوثائق: بُذلت جهود لتقليص عدد الصفحات في الوثائق والحد من طول هذه الوثائق، وتنظيم البنود في مجموعات، وأدى ذلك إلى تقليص عدد الصفحات من 200 1 صفحة في الدورة الخامسة والثمانين بعد المائة إلى 800 صفحة في الدورة التسعين بعد المائة. ولكن ينبغي ألا يسيء هذا التقليص إلى الشفافية والفعالية في القرارات التي تتخذها الدول الأعضاء. وتطلب اللجنة توخي المزيد من الوضوح في الترتيب الهرمي لمختلف الوثائق وتبيان أدوارها وتحديد الأولويات فيما يخص المعلومات وإعادة تنظيمها، ولا سيما فيما يتعلق بالوثائق الإعلامية والملاحق. وطلب أعضاء اللجنة من الأمانة عدم إجراء أي تقليص إضافي في الوثائق قبل موافاة المجلس التنفيذي، للحصول على موافقته، بقائمة التقارير التي يُقترح إتاحتها فقط على موقع المنظمة على الإنترنت مع بيان الشكل الذي ستصدر به. وتم التشديد على أهمية نوعية الوثائق النظامية وتم الاستشهاد بالصيغة الجديدة للوثيقة م ت/4 كمثال جيد في هذا الصدد؛
• ترشيد الانتفاع بالوثائق من خلال تحسين استخدام تكنولوجيات المعلومات والاتصالات: لئن كان بعض الأعضاء يدعمون نقل الوثائق عبر الإنترنت، فإن العديد من الأعضاء الآخرين يفضلون النهج القائم على مسارين في توزيع الوثائق. ولذا فقد تقرر أن تكف الأمانة عن إرسال النسخ الورقية من الوثائق تلقائياً. والحل البديل هو أن تبين الدول الأعضاء بصراحة النسخ الورقية التي تطلبها، مع تحديد أعداد هذه النسخ ولغاتها. وينبغي أن ترسل تلقائياً إشعارات تبين المواعيد التي تتاح فيها الوثائق على الإنترنت.
• تطبيق الميزنة القائمة على النتائج على الهيئتين الرئاسيتين: ينبغي الاهتمام بالتجارب التي خاضتها الوكالات الأخرى التابعة للأمم المتحدة في تنفيذ الأنشطة الخاصة بخفض التكاليف في تسيير شؤون هيئاتها الرئاسية. وشدد النقاش على الصعوبات التي يواجهها تطبيق الميزنة القائمة على النتائج في إطار الطبيعة الخاصة التي تتسم بها الهيئات الدولية الحكومية ومهامها، من جهة، وعلى أهمية الخبرات المكتسبة في منظومة الأمم المتحدة فيما يخص استخدام تقنيات الميزنة القائمة على النتائج من أجل تحسين الدور الذي تضطلع به الدول الأعضاء في الحوكمة من خلال زيادة مشاركتها الفاعلة في اتخاذ القرارات المتعلقة بالبرنامج والميزانية، من جهة أخرى.
• تحسين أساليب عمل الهيئتين الرئاسيتين: رأت اللجنة أن التركيز على الترشيد عوضاً عن التقليص ينبغي أن يكون النهج الذي يُسترشد به لدى إعداد هيكل جدول أعمال المؤتمر العام. وأعربت اللجنة عن قلقها من جمع البنود في الوثائق وأكدت مجدداً أن الجهود الرامية إلى تحسين الشفافية ينبغي أن تكون في صلب التدابير الخاصة بالترشيد. وشددت على أنه ينبغي للمجلس التنفيذي أن ينظر بإمعان في إمكانية تحقيق وفورات فيما يتعلق بالاجتماعات النظامية.

المصدر: المجلس التنفيذي لليونسكو